Ausschreibungsmanagement für IT- und Telekommunikationsprojekte

Ein effektives Ausschreibungsmanagement ist unerlässlich, um die besten Lieferanten und Partner für Ihr Unternehmen zu finden. IKTconcept unterstützt Sie bei jedem Schritt – von der Analyse Ihrer aktuellen Situation bis zur erfolgreichen Vergabe und Umsetzung. Unser Ziel ist es, die optimalen Lösungen für Ihre Bedürfnisse zu sichern, transparent, wirtschaftlich und revisionssicher.

Unsere Leistungen im Überblick

1. Analyse der aktuellen Kommunikationsprozesse und technischen IST-Situation

Wir untersuchen Ihre bestehenden Systeme, Netzwerke und Geschäftsprozesse, um ein umfassendes Verständnis Ihrer InfrastrukturInfrastruktur (IT-Infrastruktur) Die IT-Infrastruktur umfasst alle technischen und physikalischen Komponenten, die notwendig sind, um IT-Dienste berei... Mehr und Anforderungen zu gewinnen. So schaffen wir die Grundlage für eine realistische und effiziente Ausschreibung.

Workshops mit Fachbereichen und IT
Erfassung von Systemen, Schnittstellen, SLAs, Kosten und Compliance-Vorgaben
Deliverables: Ist-Dokumentation, Anforderungsliste, Quick-Wins

2. Erstellung detaillierter Pflichtenhefte und Ausschreibungsunterlagen

Auf Basis der Analyseergebnisse erstellen wir vollständige Unterlagen, die alle technischen und betriebswirtschaftlichen Anforderungen klar definieren. Diese Dokumente sind die Grundlage für Vergleichbarkeit und Transparenz.

Deliverables: Lasten-/Pflichtenheft, Bewertungsmatrix, Zeit- und Kommunikationsplan

3. Auswahl geeigneter Bieter und Lieferanten

Wir identifizieren passende Anbieter, prüfen Referenzen, Leistungsfähigkeit und wirtschaftliche Stabilität. Nur qualifizierte Partner gelangen in den Prozess.

Methoden: Marktanalyse, Shortlist, NDA-Management, Due Diligence
Deliverables: Bieterliste, Auswahlvorschlag, Qualifikationsberichte

4. Vorbereitung und Durchführung der Ausschreibung

Wir koordinieren den gesamten Ablauf: Versand der Unterlagen, Q&A-Management, Fristensteuerung und Organisation von Präsentationen oder Proof-of-Concepts. Alle Schritte werden transparent dokumentiert.

Deliverables: Q&A-Dokumentation, Terminpläne, Kommunikationsmatrix, Protokolle

5. Auswertung und Bewertung der Angebote

Die eingegangenen Angebote werden sowohl technisch als auch kaufmännisch geprüft. Wir vergleichen Leistungen, Preise und SLAs anhand der vorher definierten Kriterien.

Kriterien: Funktionsumfang, Sicherheit, Betrieb, Kosten, Risiken, Exit-Optionen
Deliverables: Vergleichsmatrix, Scoring, Entscheidungsvorlagen

6. Unterstützung bei Verhandlungen zur Auftragsvergabe

IKTconcept begleitet Sie bei Gesprächen und Verhandlungen mit Anbietern. Ziel ist es, die besten Vertragsbedingungen zu sichern – fair, nachhaltig und praxisnah.

Deliverables: Verhandlungsleitfaden, Protokolle, angepasste Bewertungsmatrix

7. Vertragsgestaltung und Vergabe

Wir unterstützen bei der Vertragsgestaltung in Zusammenarbeit mit Ihrer Rechtsabteilung. SLAs, Datenschutz, Audit- und Exit-Regelungen werden klar dokumentiert. Die Vergabeentscheidung wird revisionssicher festgehalten.

Deliverables: Vertragsentwurf, Vergabeprotokoll, Management-Report

8. Koordination des Roll-Out und Übergabe

Nach der Vergabe begleiten wir die Umsetzung. Wir koordinieren den Roll-Out, unterstützen beim Kick-off und sorgen für eine saubere Übergabe an Betrieb oder PMO. Alle Meilensteine und Abnahmen werden dokumentiert.

Deliverables: Roll-Out-Plan, Übergabedokumente, Abnahmeprotokolle

Rechtssicherheit und Compliance

Unsere Ausschreibungen erfüllen alle regulatorischen Anforderungen – von DSGVODSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung, engl. GDPR – General Data Protection Regulation) ist die zentrale europ... Mehr bis ISOISO ISO steht für die „International Organization for Standardization“ – eine weltweit tätige Organisation zur Entwicklung und Veröffentlichu... Mehr 27001 und branchenspezifischen Standards. Wir legen besonderen Wert auf Dokumentation und Revisionssicherheit, sodass Prozesse auch externen Audits standhalten. Interessenkonflikte schließen wir aus, wir agieren ausschließlich in Ihrem Interesse.

Globale Carrier, europäische Umsetzung

Während wir die Marktsichtung und Vertragsvergleiche weltweit durchführen, erfolgt die physische Umsetzung wie Technikräume, Hardware-Rollouts oder Elektrikerservices europaweit. So verbinden wir internationale Reichweite mit lokaler Durchführbarkeit.

Praxisbeispiele

Industrieunternehmen: Europaweite Ausschreibung für Netzwerk- und SD-WAN-Services – durch klare Bewertungsmatrix und Verhandlungsstrategie zweistellige Kostensenkungen bei verbesserten SLAs.

Handelsunternehmen: Ausschreibung für UCC und Cloud – Ergebnis: einheitliche Plattformen, bessere Zusammenarbeit, niedrigere Betriebskosten.

Gesundheitswesen: DSGVO-konforme Ausschreibung für Rechenzentrums- und Backup-Services – die Vergabeentscheidung wurde revisionssicher dokumentiert und bestand externe Audits ohne Beanstandung.

Ihr Mehrwert mit IKTconcept

Sie erhalten keinen bürokratischen Prozess, sondern eine transparente, praxisnahe Vergabe mit klarer Entscheidungsbasis. Wir verbinden Technik, Wirtschaftlichkeit und Compliance zu einer umsetzbaren Lösung – und begleiten Sie bis zum unterschriebenen Vertrag und darüber hinaus.

Warum IKTconcept

Vendor-neutral und unabhängig – wir vertreten ausschließlich Ihre Interessen
Erfahrung von Mittelstand bis Konzern, europaweit und international
Kombination aus technischer, kaufmännischer und regulatorischer Expertise
Partnerschaftlicher Ansatz mit klarer Kommunikation und nachhaltiger Begleitung

Ausschreibungsmanagement Beratung